Ihre Rechte nach Art. 12ff. DSGVO
Sie sollen wissen, welche Daten zu welchem Zweck wir über Sie erheben, verarbeiten und nutzen. Das ist Ihr gutes Recht und entspricht den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) vom 27.04.2016, geltend ab dem 25.05.2018, sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-2018). Deshalb geben wir Ihnen hier einen Überblick sowohl über die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten als auch über die Datenschutzorganisation der AXIA Asset Management GmbH. Dadurch möchten wir Sie in die Lage versetzen, Ihr „Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung“ wahrzunehmen.
Ansprechpartner Verantwortliche Stelle
AXIA Asset Management GmbH, Hörder Hafenstraße 11, 44623 Dortmund
T +49 (0)231 586 820 82, F +49 (0) 56 09 – 80 86 73, M info@axia-am.de
Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt, weil die dafür bestehenden gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Der Datenschutzkoordinator ist: Herr Thomas Hellener
AXIA Asset Management GmbH, Hörder Hafenstraße 11, 44623 Dortmund
T +49 (0)231 586 820 82, F +49 (0) 56 09 – 80 86 73, M info@axia-am.de
Zuständige Aufsichtsbehörde den Datenschutz betreffend Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Prof. Dr. Michael Ronellenfitsch, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
T +49 (0) 611 / 1408-0
F +49 (0) 611 / 1408-900
M Poststelle@datenschutz.hessen.de
Abschnitt A: Allgemeine Aussagen
1.) Datenherkunft und -kategorien
Die AXIA Asset Management GmbH erhält personenbezogene Daten von Mandanten und anderen Geschäfts- partnern im Zuge der Vertragsanbahnung und -erfüllung. Im Rahmen der Verwaltungstätigkeit erhalten wir außerdem Daten der von Ihnen ausgewählten Depotbanken. Ferner verarbeiten wir personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. Telefonbüchern, Internet.
Mögliche Datenkategorien
- Namen / Kontaktdaten
- Personalausweisdaten
- Bankdaten
- Bonitätsdaten
- Vermögensdaten
- Auftragsdaten
- Rechnungsdaten
- Zahlungsdaten
- Steuerdaten
- Lebenslauf
- Qualifikationsdaten
- Versicherungsdaten
- Familienstand und -situation
- Interessen / Präferenzen / besondere Lebensumstände
- Pläne und Ziele für die persönliche und berufliche Zukunft
- Unternehmens-Kontaktdaten
2. Verarbeitungszwecke
Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir entsprechend der EU-DSGVO zweckgebunden und auf das notwendige Maß beschränkt.
Denkbare Verarbeitungszwecke
- Vertragsanbahnung und -abschluss
- Vertragserfüllung allgemein
- Stammdatenpflege
- Erstellung einer Anlagestrategie
- Erstellung eines Geeignetheitskonzepts
- Oderabwicklung
- Zahlungsverkehr im Kundenauftrag
- Auftragsbearbeitung
- Telefonaufzeichnung
- Erledigung elektronischer Kommunikation
- Stärkung der Kundenbindung
- Versenden eines Newsletters
- Buchhaltung / Inkasso
- Verhinderung von Straftaten
- Erfüllung übergeordneter Rechtsvorschriften, ins- besondere die für Finanzdienstleistungsinstitute (z .B . KWG, WpHG, diverse EU-Verordnungen und Richt- linien)
- Wahrung von Rechtsansprüchen
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Aufgrund der Bedingungen der EU-DSGVO ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die AXIA Asset Management GmbH rechtmäßig.
Akzeptierte Rechtsgrundlagen
- Einwilligung
- Vertragsanbahnung
- Vertrag, vertragsähnliches Vertrauensverhältnis
- Rechtliche Verpflichtung, übergeordnete Rechtsvorschriften, öffentliches Interesse
- Interessenabwägung
4. Empfänger von Daten
Die Beschäftigten der AXIA Asset Management GmbH verarbeiten die entsprechenden personenbezogenen Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten. Dies geschieht innerhalb des Arbeitsverhältnisses – die Daten verlassen nicht unseren Einzugsbereich. Darüber hinaus erhalten Stellen außerhalb der AXIA Asset Management GmbH (Dritte) personenbezogene Daten aufgrund einer definierten Rechtsgrundlage. Diese Stellen erhalten
Mögliche Daten-Empfänger
- Öffentliche Stellen (BaFin, Bundesbank, Finanzbehörden, s.w.)
- Depotbank / kontoführendes Institut, Finanzdienstleistungsinstitut, vergleichbare Einrichtungen und Auftragsverarbeiter
- externe Buchhaltung
- Versanddienstleister
- weitere, vertraglich gebundene Erfüllungsgehilfen
- weitere Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt
5. Übermittlung in Drittländer
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sog. Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge (z .B .Zahlungs- oder Wertpapieraufträge) erforderlich, es gesetzlich vorgeschrieben ist (z .B . steuerliche Meldepflichten) oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Werden Dienstleister im Drittstatt eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.
6. Löschfristen
Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten (und speichern) wir zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlich Pflichten bzw. zu dem Zweck, zu dem Sie uns die Daten übergeben. Sobald der Verarbeitungszweck entfällt, werden diese Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich.
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Kreditwesengesetz (KWG), das Geldwäschegesetz (GwG) und das Wertpapierhan- delsgesetz (WpHG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB)können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
7. Ihre Rechte laut EU-Datenschutzgrundverordnung
- (Vorab-)Information
Diese lesen Sie in diesem - Auskunft
Auf Anfrage bekommen Sie von uns eine Zusammenstellung der über Sie bei uns gespei- cherten personenbezogenen Daten. - Berichtigung
Sie haben ein Recht darauf, dass wir falsch erfasste Daten unverzüglich Wir löschen Ihre Daten, sobald deren Verarbeitung nicht mehr notwendig ist. Davon gibt es allerdings Ausnahmen, vgl. nachfolgende Ziffer. - Löschung
Wir löschen Ihre Daten, sobald deren Verarbeitung nicht mehr notwendig ist. Davon gibt es allerdings Ausnahmen, vgl. nachfolgende Ziffer. - Einschränkung der Verarbeitung
Ihre Daten werden von uns nicht mehr genutzt, wenn der Verarbeitungszweck wegfällt, wir sie aber aufgrund übergeordneter Rechtsvorschriften noch nicht löschen dürfen. - Datenübertragbarkeit
Auf Anfrage bekommen Sie Ihre Daten in geeigneter Form, um sie an einen Dritten zu übertragen. - Widerruf
Wenn Sie uns für bestimmte Verarbeitungszwecke eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diesejederzeit ohne Mitteilung von - Widerspruch
Sofern die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse liegt oder auf Grundlage einer Interessenabwägung („überwiegendes berechtigtes Interesse“) begründet wurde, können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Vertragszwecken wider- - Beschwerde
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die AXIA Asset Management GmbH rechtswidrig ist, haben Sie das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes beschweren.
8. Gibt es Pflichten zur Bereitstellung und Verarbeitung von Daten?
Insbesondere sind wir nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung der Geschäftsbeziehung beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Ge- burtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben und festzuhalten. Damit wir dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen können, haben Sie uns nach dem Geldwäschegesetz die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebende Ände- rungen unverzüglich anzuzeigen. Als der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht unterliegendes Finanzdienstleistungsinstitut sind wir bei der Erbringung von Finanzdienstleistungen (z .B .Finanzportfolioverwaltung, Anlageberatung, Anlage und Abschlussvermittlung) gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten zu verarbeiten.
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie daher diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen ver- traglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten
werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrags ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen
9. Gibt es eine automatische Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Ent- scheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierü- ber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Elektronische Kommunikation
Schicken Sie uns per E-Mail eine Nachricht, ist die Verarbeitung in der Regel als vorvertragliche oder vertragliche Maßnahme erforderlich. Darüber hinaus erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre freiwillige Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer erforderlichen personenbezogenen Daten. Hierfür ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich, die der Zuordnung Ihrer Anfrage und deren Beantwortung dient. Die von Ihnen gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert.
11. Folgen des Widerrufs einer Einwilligung und eines Widerspruchs
Widerrufen Sie eine notwendige und bereits erteilte Einwilligung, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Legen Sie Widerspruch ein gegen eine Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf Grundlage einer Interessenabwägung, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Abschnitt B: Webseitenrelevante Informationen
1.) Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website
Wenn Sie unsere Website betrachten, werden keine Informationen mittels Cookies erfasst.
Server Logs
Diese Informationen (Protokolldateien oder Server-Logfiles) beschreiben etwa die Art des Webbrowsers, das ver- wendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Diese Daten erhebt der Internetdienst, der unsere Webseite hostet. Sie sind technisch notwendig, um die Inhalte der Webseite korrekt darzu- stellen und werden grundsätzlich immer erhoben, wenn Sie sich im Internet bewegen. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der
- Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer
- Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.
Laut des Internet-Host werden die Daten der Log-Dateien nach 7 Tagen anonymisiert und maximal 8 Wochen gespeichert. Anonyme Informationen dieser Art können von uns auch statistisch ausgewertet werden, um unseren Inter- netauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.
Aufgrund unseres berechtigten Interesses ist diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten statthaft. Wir ver- wenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Empfänger der Daten sind lediglich die AXIA Asset Management GmbH als verantwortliche Stelle und der Internet-Host.
2. Verwendung von Webseiten-Analysediensten
Tracking Tools wie Google Analytics, Matamo und andere verwenden wir nicht!
3. SSL-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik ent- sprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS. Damit schützen wir auch die Daten, die unter Punkt 1 dieses Abschnitts beschrieben sind.
4. Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung
Unsere Datenschutzerklärung soll stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und Änderungen unse- rer Leistungen widerspiegeln, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt deshalb jeweils die neueste Datenschutzerklärung.
Stand der Datenschutzerklärung: Oktober 2022
5. Fragen zum Datenschutz
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz die AXIA Asset Management GmbH betreffend haben, kann Ihnen unsere Daten- schutzkoordinator helfen:
Kontakt Datenschutzkoordinator Herr Thomas Hellener
T +49 (0)231 586 820 82, F +49 (0) 56 09 – 80 86 73, M hellener@axia-am.de
Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder einer mutmaß- lichen Datenschutz-Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html